对于集团企业来说，如何管理好境外发票是一个复杂而艰巨的任务。企业不仅要遵守我国《税收征管法》对发票的规定，而且要遵守多个国家或地区的发票管理要求，更要考虑不同业务类型境外发票的特殊性，一旦疏忽管理，将引发税务风险。为了降低境外发票管理方面的风险，集团企业应从境外发票认知度提升、信息系统建设、内控流程梳理与监控等方面，提高境外发票的管理水平，提升集团企业应对税务风险的能力。

  一、境外发票的复杂性和特殊性

  境外发票不同于国内发票，只有深入了解境外发票的复杂性和特殊性，才能更好地理解境外发票易产生风险的根源所在。

    境外发票具有复杂性。境外发票种类繁多，按照使用地域可以划分为两类：第一类是集团企业的境外机构在当地交易中使用的发票，即发票的提供方和接收方均在同一国家或地区；第二类是集团企业在跨境贸易和劳务中使用的发票，提供方和接受方在不同的国家或地区。企业在开具境外发票时，必须先判断发票要用于哪个国家或地区，适用哪国税法，采用哪个模板。境外发票还可以按照业务类型分类，例如在清关准备过程中用到的形式发票，正式办理清关手续时呈报给海关的商业发票，还有收款过程中开具给客户的销售发票。从简单列举的两个分类方法可以看出境外发票内涵比较复杂。

    境外发票具有特殊性。在国际业务中有两个专有发票名词，形式发票(performance  invoice)和商业发票(commercial invoice)，这两个发票用途不同于国内的销售发票，主要涉及进出口清关环节。形式发票仅是一种试算性质的货运清单和估价单而非正式发票，其所列货物名称、规格、单价等对双方无最终约束力，但可供在当地申请外汇或申请进口许可证书等过程中作为证明文件使用。商业发票则是货物交易的合法证明文件，进出口商可作为办理进出口报关、缴纳进出口税款的依据，其必须要素有：商业发票（或发票）字样、编号、签发日期、合同或订单号、装运工具、起讫地点、包装及尺码、唛头及件数、签章等。

    此外，国外政府对发票管理的理念和中国差别较大，也造成境外发票在管理中容易产生风险。大多数国外政府在发票管理方面给予企业充分的信任，企业拥有较大的自主权。大多数国家既没有专门的税控机，也没有提前印制好的空白发票，发票管理制度和要求主要是对发票要素作出规定，对发票的规格和版面、编号等并不作强制要求，企业可根据自己的特点来设计发票并加上企业的标识。企业定期按照发票额报税，税务局只做抽查。这种松散的发票管理方式，容易使中国企业误认为境外发票管理是个简单的问题，主观上对发票管理放松警惕，造成发票管理规范缺失，发票控制流程松散。

  二．境外发票管理中的常见误区

  误区一，忽视法人单位的概念。集团企业在境外的代表处、分公司、子公司等机构经常会以母公司的名义从事某些活动，如果发票经办人员没有法人单位概念，就会在发票中出现下列错误：发票的抬头单位和印章上的名称不符；签字人身份与发票抬头单位不匹配等等。在境外税务检查中，这些情况会导致企业已在中国纳税的发票，要在境外继续承担纳税责任，给企业带来双重纳税负担。

    误区二，未遵照财务规范处理发票业务。若企业财务人员在没有清楚了解当地国家发票操作规范的情况下，为了迎合业务部门的业绩需求或客户需求，随意开具和撤销发票，或者只开发票不做账务处理，不按时申报和缴纳税款，这些问题都将使企业在税务检查中处于

不利地位甚至造成重大损失。

  误区三，发票的审批流程不严格。由于多数国家的发票并不采用印制格式，部分业务人员为了满足客户需求，在未经过公司财务审核和领导审批的情况下自行给客户拟制销售发票，自行在发票上签字盖章。这些发票会给企业和客户双方带来税收风险，一旦被裁定为偷逃税行为，将招致巨额罚款。

  误区四，发票管理责任不明确。部分集团企业境外机构的财务部门未能充分认识到境外发票管理的重要性，没有充分参与到发票管理流程中，甚至将这些责任让其他部门来承担，造成境外发票管理混乱。

  误区五，发票保管和归档不规范。发票的整理、归档并妥善存档的工作十分重要，集团企业没有完善的IT系统来记录境外发票的开具流程，很多境外机构没有按期整理和归档发票并妥善存档，造成后期查阅境外发票

时十分困难甚至出现发票丢失的情况。

  三．建立和完善境外发票的内部控制管理体系

  为避免上述境外发票管理的误区，企业应按照内部控制的指导原则，及早建立境外发票的内部控制管理体系。

    首先，加强对境外发票问题的宣传，发布境外发票管理规范，并建立内控流程。加强问题宣传和发布管理规范可以有效提高企业员工的风险意识和责任意识，有效改善发票的管理环境。建议集团企业建立以下境外发票内控流程：

    1．申请发票：由发票经办人员启动发票的申请开立工作。

    2．业务领导审批：由发票经办人部门领导审批，对业务真实性进行确认。

    3．审核发票：在商务部门或财务部门设定专门岗位对发票金额、开票依据、发票要素进行审核，保证发票的合理性、完整性。

    4．开具和打印发票：在企业合同模块或财务模块上完成发票的开具和打印，保证基础信息的统一性和共享性。

    5．发票签字：由公司负责人或者被授权人在发票上签字。

    6．发票盖章：发票章由专人管理，并根据发票审批和签字情况盖章。

    7．财务记账：财务部门根据发票信息在财务模块完成应收账款和收入确认等会计工作。

    8．发票保管：财务部门建立发票档案，对发票进行统一存档和管理。

    第二，强化对审批、审核、签字和盖章环节等重点环节的管理。审批环节防止未经授权的人员参与到发票的申请和传递过程中；审核环节防止发票信息失真，提供不当的发票给客户；签字和盖章环节防止伪造。无论何种发票，都需要主管领导审批以保证业务的真实性，需要财务审核以保证发票金额等要素的正确性，需要签字盖章防止伪造以保证企业对发票承担法律责任。

    第三，建立完善的发票信息管理系统，记录境外发票的轨迹。完善的信息系统可为发票的存档管理提供可靠依据。企业的发票管理系统不能孤立存在，它应该是合同管理系统或者财务系统的一部分。境外发票的八个控制环节应与公司的标准业务流程和账务处理紧密连接在一起，才能充分发挥发票信息的有用性。

    第四，建立境外发票的定期审查制度和问责制度。企业应使用监控手段对发票管理流程和制度运行体系的有效性进行质量评估。境外发票制度颁布和运行之后，仍会存在一些问题，这就需要企业定期组织各境外机构进行自我检查，或由内部审计部门定期抽查，一旦发现发票管理不善的情况，追究相关责任。